Assistant en Gestion Administrative Télécom H/F - 49

Rattaché à Télécom Saint-Etienne, et sous la responsabilité fonctionnelle d'Émilie Gamet, Directrice des Relations internationales, et hiérarchique du responsable du pôle relations extérieures.

MISSIONS & ACTIVITES

2 missions principales

- Relations internationales: partenariats, mobilité entrante et sortante des étudiants de TSE

- Gestion des emplois du temps

Relations internationales, en binôme avec l'assistante RI en poste:

1. Gestion et suivi des mobilités étudiantes

Accompagner les étudiants dans leurs démarches de mobilité sortante (candidatures, bourses...).
Accueillir et suivre les étudiants étrangers en mobilité entrante (candidatures, inscription, intégration...).
Assurer la gestion administrative des échanges et le suivi des étudiants (vérification des pièces des dossiers, rappels, relances...).
2. Benchmarking des partenariats internationaux

Assurer la veille et l'actualisation des opportunités de mobilité et de financement international. Collaborer aux échanges avec les futurs partenaires.
3. Organisation d'événements et de programmes internationaux

Participer à l'organisation de réunions d'information sur la mobilité internationale.
Participer à l'accueil de délégations étrangères
Collaborer à l'organisation de journées dédiées à l'international.
Emplois du temps, en coordination avec une équipe de 3 à 4 personnes(enseignant-chercheur en charge de la coordination pédagogique, gestionnaire(s) de scolarité et gestionnaire RH):

Élaboration et gestion des emplois du temps
Concevoir et mettre à jour les emplois du temps des étudiants et des enseignants en tenant compte des contraintes pédagogiques, administratives et logistiques.
Coordination et communication
Informer les étudiants et les enseignants des éventuelles modifications d'emploi du temps.
Gérer les demandes de modifications et les ajustements en fonction des imprévus (absences, annulations, événements spéciaux).
Gestion des aléas et résolution des conflits
Anticiper et gérer les conflits d'emplois du temps
Assurer un suivi régulier et mettre en place des ajustements en fonction des retours des parties prenantes.