Pref49 - Secrétariat Particulier Préfectoral Assistant·e de Direction H/F - 49

Groupe RIFSEEP : 1

Vos missions principales :
Principalement assistante de la directrice de cabinet, assurant un binômage avec l'assistante du Préfet, ce qui inclut les missions suivantes :
- Gestion de l'emploi du temps du Préfet et de la Directrice de cabinet (tenue de l'agenda, demandes d'audience, organisation des rendez-vous, réunions, déplacements, visites)
- Réception des appels téléphoniques et filtrage des communications
- Réception et tri du courrier adressé au nom personnel du Préfet et de la Directrice de cabinet
- Suivi du courrier (réponse aux invitations, remerciements, divers)
- Prise en note rapide de messages, courriers
- Suivi du fichier des personnalités et celui des élus
- Gestion des réceptions, déjeuners, dîners (élaboration des listes d'invités, cartons d'invitations, enregistrement des réponses, plans de table, menus)
- Gestion du budget de fonctionnement de la résidence Préfet et de la Directrice de cabinet
- Gestion des frais de réception et de représentation Préfet et Directrice de cabinet
- Classement des dossiers Préfet et Directrice de cabinet
- Visuel sur la boîte messagerie fonctionnelle Directeur de cabinet et Préfet

Votre environnement professionnel :
Activités du service : Cabinet du Préfet
Composition et effectifs du service : 30

Liaisons hiérarchiques : Préfet et Directrice de cabinet
Liaisons fonctionnelles : sous-préfets, chef de cabinet, chefs de service de l'État, élus, chefs d'entreprise, représentants syndicaux, représentants milieu associatif, etc.
Activités supplémentaires : assurer une partie des missions de l'huissier lors de ses absences et de son «binôme» (diffusion courrier, circulation des parapheurs, accueil)