Assistant·e du Cabinet de la Présidence H/F - 49

Il/elle assure des fonctions polyvalentes de secrétariat administratif, technique et logistique. Il/elle met tout en oeuvre pour assurer le bon déroulement quotidien de l'agenda du Président.

Il/elle assure un appui administratif pour les quatre Vice-présidents centraux et pour la Directrice de Cabinet.

Ses activités sont articulées avec celle du secrétariat du Directeur Général des Services.

Loyal(e) et discrèt(e), il/elle contribue activement à la cohésion et la continuité de service du Cabinet de la Présidence dans un esprit de travail collectif.

ACTIVITES
- Mettre en oeuvre l'agenda du Président et des quatre Vice-présidents centraux contrôler et suivre les échéances
- Assurer la gestion et le suivi de la boite mail générique«présidence»
- Assurer l'appui administratif de la Directrice de cabinet
- Organiser les réunions et les séminaires de l'équipe présidentielle
- Organiser les déplacements professionnels du Président et en appui, ceux des Vice-présidents centraux, et assurer le soutien technique et logistique de ces déplacements
- Organiser la représentation du Président dans ses mandats extérieurs et aux conseils des structures internes, gérer les renouvellements de mandats
- Etablir les Ordres de mission et veiller à leur suivi et établir les bons de commande et liquidation des frais de déplacements du Président, de la Directrice de cabinet et des Vice-présidents centraux
- Participer à mettre en oeuvre le calendrier des différentes instancesen lien avec les Directions et Services concernés : Bureaux, conseils centraux, conférences budgétaires
- Répondre aux demandes d'information endogènes et exogènes relevant du périmètre du Président et des Vice-présidents centraux
- Traiter le courrier postalen lien étroit avec le Secrétariat de la Direction générale des Services
- Rédiger les courriers courants
- Contrôler les parapheurs mis à la signature du Président, en assurer la bonne circulation
- Coordonner le suivi des recours étudiants reçus directement à la présidence, ou reçus des composantes, en lien avec la Direction de la Formation et de l'Insertion Professionnelle et la Direction des affaires juridiques
- Assurer le suivi du budget du cabinet de la présidence en lien avec la Directrice de cabinet
- Actualiser le carnet de contacts du Président et la liste «Protocole» en lien avec la Direction de la Communication