Les missions du poste
Sous l'autorité de la Directrice de la Vie Locale, vous assurerez l'accueil et l'appui administratif et comptable pour l'ensemble des activités de la Direction à savoir : Culture, Sport et Vie associative.
Vos missions :
- Accueil :
o Participer à l'accueil essentiellement téléphonique et mails et traiter les demandes entrantes,
o Réorienter la demande si nécessaire,
o Filtrer et transmettre les messages,
- Gestion administrative :
o Assurer le lien administratif avec les services de la collectivité,
o Préparer et rédiger des documents administratifs (délibérations, contrats, conventions, courriers, notes, rapports, demandes de subventions...),
o Participer à la préparation et l'organisation de réunions (gestion des agendas, rédaction des convocations et comptes-rendus...),
o Assurer le suivi des invitations des associations,
o Gérer les besoins en matériels et fournitures de la Direction,
o Mettre en place des outils de suivi et d'évaluation (planification, tableaux de bord, rapports d'activité...),
- Gestion comptable et achats :
o Participer au suivi budgétaire des services de la Direction,
o Assurer le suivi comptable : préparer les bons de commande, engager les dépenses, veiller à la validation des factures dans les délais requis...,
o Tenir les régies des bibliothèques et de la piscine estivale,
o Préparer et suivre certains contrats de prestations et marchés publics (GUSO, SACEM ...),
- Appui ressources humaines :
o Élaborer et suivre le planning du personnel,
o Suivre les absences des agents (congés, formations, heures supplémentaires, arrêts maladie...),
- Appui communication externe et interne :
o Mettre à jour les supports de communication,
o Participer à la relecture et à la diffusion des supports de communication,
o Contribuer à la circulation de l'information en interne (alimentation des outils communs, classements des outils partagés, mailing...).
Le profil recherché
- Bonne maitrise des techniques de secrétariat, de gestion administrative et des outils bureautiques de la suite MS OFFICE,
- Avoir le sens du service public, du travail en équipe, de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles,
- Savoir planifier et hiérarchiser son activité,
- Être autonome, rigoureux, méthodique et force de proposition,
- Apprécier la diversité des missions.
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Sens du relationnel
- Tenue comptable
- Travail en équipe
- Logiciels bureautiques
- Rédaction de rapports d'activité
- Compte-rendu
- Rigueur et méthode
- Pack Office
- Contrôle du budget
- Force de proposition