Gestionnaire Budgétaire et Administratif·ve Pédagogie et Recherche H/F - Service Public

Le pôle pilotage budgétaire (pédagogie, recherche, projets transversaux et Fondation) a pour missions principales, l'élaboration et le suivi du budget de l'établissement, la constitution des dossiers de justificatifs financiers des conventions (recherche, pédagogie et autres) et à la gestion de la re-ventilation des dépenses au sein des entités.

La personne recrutée sera sous l'autorité hiérarchique du responsable du pôle pilotage budgétaire (N+1) et de la Directrice de la Direction des Affaires Financières et des achats (DAFA) (N+2).

Domaine budgétaire :

La personne sera principalement et prioritairement chargée du suivi administratif et du pilotage budgétaire du projet EU GREEN.

En parallèle et en fonction de la charge de travail du service pilotage budgétaire et projets transversaux, la personne sera amenée à:

- Instruire les dossiers de justifications de dépenses des projets (Transversaux, pédagogiques et recherche) en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, l'exactitude des dépenses (date, paiement, objet, des dépenses) pour validation de l'agent comptable et transmission au financeur afin de recevoir la subvention.
- Piloter le budget de la Fondation UA;
- Ré-imputer des dépenses entre entités de l'Université;
- Alimenter les tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif et financier et analyser les consommations pour évaluer des coûts : extraction des données des commandes du logiciel de reprographie, traitement des données sur un tableau Excel pour imputer les dépenses dans les différents centres de coûts concernés.
- Analyser la pertinence des données.
- Suivre le budget des projets (ouverture et virements de crédits et mise à jour et création des eOTP).
- Gérer et suivre des conventions CPER et FEDER. Elaboration et/ou contrôle des justificatifs liés au CPER et au FEDER en lien avec la Direction de la Recherche
- Participer à la réalisation des travaux de fin de gestion (Préparation du budget initial et rectificatif; Elaboration des tableaux du rectorat «tableau des opérations pluriannuelles» et PCA \_PAR)
- Suivre et élaborer des dépenses de reprographie et objets publicitaires
- Valider des FUA contrat de travail et élaboration des engagements financiers (PRC)
- Suivre des crédits au vu des recettes de la recherche;
- Suivre le budget de la masse salariale et participer à l'intégration de la paie dans SIFAC;
- Valider des fiches financières des dépenses d'investissement en lien avec les marchés;

Domaine administratif :

- Organiser, alimenter, mettre à jour nos bases de données : rechercher dans SIFAC les données nécessaires (montant, date, et n° de paiement des pièces);
- Administrer des FUA du service pilotage budgétaire;
- Mutualiser et fluidifier les procédures administratives;
- Classer et archiver les documents justificatifs des opérations financières et/ou comptables, obligations règlementaires (contrôle commissaire aux comptes, etc).

Savoirs :

- Notions de base en gestion budgétaire et comptable
- Connaitre les dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et gestion administrative

Savoir faire :

- Savoir utiliser le logiciel SIFAC
- Savoir utiliser les logiciels spécifiques liés à l'activité (Chronotime, Easy Repro) et les principaux outils bureautiques (traitement de texte, tableau)
- Savoir gérer son activité et les priorités dans un calendrier
- Travailler en équipe

Savoir être :

- Être discret, gérer la confidentialité des informations et des données
- Savoir communiquer, faire preuve de disponibilité et d'écoute
- Être polyvalent