Agent d'Accueil Polyvalent - Communication - Agence Postale - Plaine-Et-Vallees H/F - Communes

Assistant ou assistante de gestion administrative, chargé de la communication de la commune, tenu de l'agence postale communale sous l'autorité de Monsieur le Maire et la responsabilité du secrétaire général de mairie.

1- Accueil, orientation et renseignement des usagers
- Accueillir le public et renseigner la population
- Analyser, gérer les demandes et orienter le public vers les services compétents
- Délivrer des documents et formulaires liés aux démarches administratives
- Réceptionner, traiter et diffuser de l'information
- Réceptionner, enregistrer, distribuer le courrier arrivé et assurer le départ du courrier
- Gérer la boite mail et l'accueil téléphonique

2- Gestion de l'état civil et du cimetière
- Instruire les dossiers d'état civil
- Rédiger les actes d'état civil
- Assurer la gestion des concessions du cimetière (attribution, tenue des registres ...)
- Gérer le recensement du citoyen

3- Gestion des locations des salles
- Assurer la gestion du planning des occupations des différentes salles
- Collaborer avec les services techniques (remises des clefs, états des lieux entrée / sortie ...)
- Rédiger les contrats, assurer leurs suivis et procéder aux facturations correspondantes

5 - Comptabilité :
- Mandater les factures de fonctionnement : préparer les factures et les pièces justificatives (contrats, devis, BC, BL), faire vérifier le service fait, effectuer la saisie des mandats sur JVS, vérifier l'imputation budgétaire, éditer les bordereaux, les faire signer, émettre les flux PES, traiter les acquittements dans JVS, classer et archiver factures et pièces justificatives

6 - Communication :
Mise en place et gestion de la communication de la commune : Site internet (Intramuros), réseaux sociaux, participer à l'élaboration du journal municipal en relation avec la commission communication.

7 - Tenue de l'Agence postale :
- Accueillir et renseigner les clients, vente de timbres et d'enveloppes pré timbrées, colis, envois en recommandés, dépôts de chèques des clients sur leur compte, remise d'espèces (retraits clients), commander des articles (timbres, etc.), inventaire des stocks, fonds de caisse tous les jours, etc. représentant 12h/semaine.
Une formation sera assurée par les services de la poste.

Titulaire du permis B

* Savoir-faire :
- Connaître l'organisation et le fonctionnement d'une collectivité
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence, reformuler les demandes
- Utilisation de logiciels de comptabilité et d'outils bureautique
- Techniques rédactionnelles administratives
- Connaissance des outils de communication digitale

* Savoir-être :
- Être courtoise et disponible
- Etre le garant de l'image du service public
- Etre claire et précise dans ses explications aux usagers
- Être à l'écoute
- Être pédagogue
- Etre capable d'initiatives et de réactivité dans la gestion des accueils
- Être discrète
- Être méthodique et organisée
- Faire preuve d'esprit d'équipe

Compétences rédactionnelles et très bonne maîtrise des règles orthographiques ;
- Compétences en matière de prises de vue ;
- Qualités requises : Esprit créatif et force de proposition / Savoir travailler en équipe / Sens de l'organisation

• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique