Agent d'Accueil et Assistant·e Administratif-Tive H/F - 49

Missions :
Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Rechercher des informations, notamment règlementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures
- Rédiger des notes synthétiques
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations

Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Identifier les sources de documentation

Planification et suivi :
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels.)

Assistanat du supérieur hiérarchique :
- Assister son supérieur hiérarchique dans les instances de la collectivité (Conseil communautaire.)
- Participer sous la supervision du supérieur hiérarchique à la gestion des dossiers du foncier (tableaux de bord, courriers.)
- Assister son supérieur hiérarchique dans la gestion du RGPD (informer et conseiller, tenir des registres, sensibiliser.)

Profil :
- Diplôme de niveau 5 (Bac +2) : BTS, DUT, DEUG . ou diplôme équivalent
- Spécialité : fonctionnement d'une collectivité
- Expérience : 1 an sur un poste similaire appréciée
- Permis B (exigé) afin d'emmener le courrier à LA POSTE avec un véhicule de service
Compétences :
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Maîtrise des règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe
- Connaissance des procédures administratives
- Connaissance de techniques d'accueil et des règles de communication (orales et écrites)
- Connaissance de base de la fonction publique territoriale
Connaitre la règlementation en matière de régie
- Savoir recueillir une information et la traiter en fonction de consignes
- Savoir rédiger une note, un rapport ou un procès-verbal
- Savoir rendre compte, hiérarchiser les informations en fonction de leur importance ou urgence
- Savoir organiser un rendez-vous ou une réunion
- Savoir rechercher une information
- Savoir tenir une régie
- Sens de l'organisation
- Qualités rédactionnelles
- Disponibilité
- Discrétion
- Rigueur dans le traitement des informations
- Confidentialité
- Réactivité

Modalités de recrutement :
Par voie statutaire ou à défaut contractuelle :
- Voie statutaire : Poste ouvert au cadre d'emploi des Adjoints Administratifs Territoriaux
- Voie contractuelle : Contrat à Durée Déterminée de 1 an avec possibilité de reconduction

Rémunération :
- Rémunération selon la grille indiciaire de la Fonction Publique
- RIFSEEP (Régime indemnitaire)
- S.F.T. (Supplément Familial de Traitement)

Conditions d'exercice :
- Temps complet (35/35ème)
- Temps de travail du poste : 35 heures
- Droits à congé : 25 jours par an

Poste à pourvoir au 14/04/2026