Assistant·e de Direction Iut H/F - 49

La Direction de l'IUT est composée du Directeur, du Directeur des Services, des Directeurs Adjoints, de deux assistant·e·s de direction et des services supports (Pôle Enseignement et Vie Etudiante, relations entreprises, communication, prévention, logistique, maintenance, RH, finances, Relations Internationales).

L'assistant·e de direction est sous l'autorité du Directeur et du Directeur des Services et est en relation avec les usagers de l'IUT, les collaborateurs de l'IUT, les services centraux de l'Université, le Rectorat et le Ministère.Assister la Direction de l'IUT

- Recueillir et traiter les informations nécessaires à la préparation des décisions
- Suivre des dossiers spécifiques : Élections, Palmes Académiques, agrément produits dangereux...
- Assurer l'interface dans les relations internes et externes de la Direction
- Recevoir, filtrer et gérer les informations orales destinées aux responsables de la structure
- Accueillir, informer et orienter
- Transmettre en interne et en externe les informations et décisions pertinentes
- Établir les contacts directs avec l'extérieur (Université, IUT, Région, Mairie...)
- Mettre à jour les données du service (CIUT, Commissions...)
- Préparer la rédaction de courriers, convocations, notes...
- Tenir l'agenda de la Direction
- Élaborer les calendriers des rentrées, congés, jurys...

Aide au pilotage et à la vie institutionnelle

- Participer aux réunions de direction, de conseil de direction et de Conseil d'IUT (CIUT)
- Participer à la mise en oeuvre des orientations stratégiques et à l'élaboration du CPOM
- Préparer les ordres du jour, convocations, dossiers des différentes instances
- Rédiger les délibérations et comptes-rendus, diffuser les informations/décisions des instances
- Gestion de la scolarité des enseignements transversaux Développement Durable et Responsabilité Sociétale (DD&RS).
- Participer aux actions transversales de l'IUT : remise des diplômes, portes ouvertes, Semaine Internationale
- Mettre à jour l'annuaire de l'IUT, le trombinoscope et l'organigramme
- Préparer les réunions : supports de présentation, réservation des salles,gestion des plannings
- Modérer des listes de diffusion et diffuser les messages du service
- Participer à la mise à jour des sites internet et intranet de l'IUT
- Assurer le suivi de la composition des différentes instances et gérer les élections du CIUT
- Assurer le suivi de la répartition des primes de responsabilités pédagogiques