Sgc42 - Standardiste - Assistant·e du Bureau - Agent·e d'Accueil H/F - 49

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales

Le titulaire du poste fait partie d'une équipe, il assure les missions listées ci-dessous en lien avec ses collègues :
1) Standard préfecture et département :
- Assurer l'accueil téléphonique de la préfecture et du conseil départemental : recevoir, traiter et acheminer les appels téléphoniques, répondre aux appels du public et les orienter dans les services, renseigner les usagers sur diverses questions simples (numéros de téléphones, horaires, tarifs, démarches dématérialisées...)
- Mettre à jour les annuaires des élus, des agents.es de la préfecture, du SGCD et des DDI, du document unique et des informations publiées sur MUST (permanences...)
- Assurer la gestion de Mémobox et effectuer les extractions des statistiques mensuelles

2) Gestion du courrier :
- Gestion du courrier arrivée et du courrier départ
- Publication au recueil des actes administratif

3) Accueil général préfecture et département et/ou DDI :
- Orientation et information de premier niveau du public dans le respect des instructions et référentiels qualité en vigueur (Qual-e-ATE) pour la préfecture
- Suivi des réservations de salles de réunions
- Suivi des données statistiques
- Premier accueil téléphonique/physique et orientation des usagers vers les services
- Appui au gestionnaire parc auto

4) Gestion des fournitures administratives :
- Approvisionnement et suivi des stocks

5) Suivi des archives du périmètre SGCD :
- Lien avec les différents services et les archives départementales

6) Assurer la gestion de l'inventaire :
- Suivi du mobilier des résidences préfectorales à partir du logiciel TELEINV

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le service logistique - immobilier est composé de deux bureaux.
Les missions du bureau logistique couvrent la gestion du parc automobile, de l'accueil, du courrier, des archives, des fournitures

Composition et effectifs du service

Le bureau est composé d'un chef de bureau (catégorie A), d'un agent de catégorie B adjoint au chef de bureau et de 10 agents de catégorie C

Caractéristiques du poste

Manutention de cartons de papier et fournitures
Permis B obligatoire, conduite sur véhicules thermiques, hybrides, électriques.

Liaisons hiérarchiques

chef.fe du bureau logistique, chef.fe de service

Liaisons fonctionnelles

Tous les services de la préfecture, des sous-préfectures et des DDI
Tous les services déconcentrés de l'État
Les collectivités territoriales départementales
Les archives départementales
Les usagers, autres préfectures...